Privacybeleid
Laatste update: 2 oktober 2023
BEREIK
Bij Organisatie TooLate hechten we veel waarde aan jouw privacy. We begrijpen hoe belangrijk het is om transparant te zijn over hoe we jouw informatie gebruiken. Jouw privacy is voor ons van groot belang en we doen er alles aan om de persoonlijke gegevens die je met ons deelt tijdens het gebruik van de Dienst te beschermen. Daarom hebben we dit document, het ‘privacybeleid’, opgesteld. Dit beleid is van toepassing op alle Gebruikers van onze Dienst.
In ons privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken wanneer je onze Dienst gebruikt. We willen je inzicht geven in waarom we gegevens van Gebruikers verwerken, hoe we deze gegevens gebruiken en welke mogelijkheden Gebruikers hebben om hun persoonsgegevens in te zien en/of te wijzigen.
Persoonsgegevens verwijzen naar informatie die direct of indirect betrekking heeft op een individu en waarmee die persoon kan worden geïdentificeerd. Dit kan bijvoorbeeld de naam, voornaam, e-mailadres, postadres … van een persoon zijn, maar ook zijn afbeelding, IP-adres, iCal-linken …
We raden je aan om ons privacybeleid zorgvuldig door te nemen. Mocht je vragen hebben over hoe we jouw informatie verzamelen en verwerken, staan we altijd klaar om je te helpen. Je kunt contact met ons opnemen via [email protected].
Het privacybeleid is een belangrijk onderdeel van onze gebruiksvoorwaarden en de terminologie die daar wordt gebruikt, is ook van toepassing op dit document.
WAT IS TOOLATE?
“TooLate” stelt studenten in staat om relevante gegevens te ontvangen, vooral bedoeld voor studenten, gecentraliseerd in één applicatie. De applicatie bevat het eigen uurrooster, een samenvatting van de lesroosters van vrienden (indien ingeschakeld), gegevens over de bezetting van de bibliotheek, informatie over stages en vacatures, enzovoort. Deze service wordt aangeboden door TooLate App Team FV (“wij”, “ons”, “onze”), zowel via een web- als mobiele applicatie.
Meer informatie over onze organisatie:
Naam: TooLate App Team FV
Maatschappelijke zetel: Schoolstraat 115, 8650 Houthulst
Website: http://toolateapp.com
E-mail: [email protected]
Functionarissen voor gegevensbescherming:
Naam: Karel Debedts; Arthur Rys
E-mail: [email protected]; [email protected]
TOEPASSING
Door het gebruik van de App stemt de Gebruiker automatisch in met het privacybeleid, dat een onlosmakelijk onderdeel is van de gebruiksvoorwaarden, zonder beperking of voorbehoud. Als de Gebruiker het oneens is met één of meer bepalingen, verzoeken wij de Gebruiker onze Diensten niet meer te gebruiken. Eventuele beperkingen in de rechten van een Gebruiker zullen niet zonder goedkeuring worden doorgevoerd.
Organisatie TooLate behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te herzien. De Gebruiker wordt op de hoogte gebracht van elke herziening via de App (middels een pop-up, een banner, een duidelijk zichtbare boodschap, opnieuw inloggen…), via e-mail of via de Website.
OVEREENKOMST
Voordat u verdergaat met het lezen van ons Privacybeleid, willen we het volgende benadrukken:
Het is van groot belang dat u eerst onze Algemene Voorwaarden doorneemt.
De juridische basis voor het verwerken van gegevens is de verkregen toestemming (artikel 6, lid 1, a, AVG), zoals vermeld in deze Privacy Policy via een banner of een specifiek scherm of applicatie, vóór de verwerking van gegevens.
Voor analytische doeleinden verwerken we echter gepseudonimiseerde gegevens op basis van legitiem belang (artikel 6, lid 1, f, AVG).
Het verstrekken van persoonlijke gegevens is een noodzakelijke vereiste om het contract aan te gaan. Als u ervoor kiest om deze gegevens niet te verstrekken, is het niet mogelijk om onze dienst te gebruiken.
Onze dienst is gericht op universiteitsstudenten, doorgaans ouder dan 17 jaar. In geen geval hebben we de intentie om gegevens te verzamelen van kinderen jonger dan 13 jaar. Als u opmerkt of vermoedt dat een gebruiker jonger is dan 13 jaar, verzoeken wij u vriendelijk onmiddellijk contact met ons op te nemen via [email protected].
GEGEVENSBEHEERDER EN WETGEVING
De verwerking van jouw persoonsgegevens valt onder de Belgische wetgeving, inclusief de Wet van 30 juli 2018 over de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens (AVG). Daarnaast is de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 van toepassing (GDPR).
Organisatie TooLate is de gegevensbeheerder en daarmee verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens volgens de AVG. Als gegevensbeheerder verplicht Organisatie TooLate zich om de geldende wetgeving na te leven en jouw persoonsgegevens op een legitieme, eerlijke en transparante manier te verwerken. We willen je verzekeren dat deze verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de specifieke en redelijke doelstellingen die in dit privacybeleid zijn vermeld. De duur van de verwerking is beperkt tot de tijd die nodig is voor de doeleinden waarvoor jouw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.
WELKE PERSOONLIJKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD OF VERWERKT?
SAMENVATTING PERSOONLIJKE GEGEVENS
Persoonlijke gegevens | Doel van verwerking | Juridische grondslag | Bewaartermijn |
Vereiste profielgegevens (voornaam, familienaam, email, profielfoto, wachtwoord, onderwijsinstelling, studentenstad, onderwijsniveau, opleiding en interesse) | Registratie van account en identificatie van Gebruiker voor bedrijfsmatige doeleinden en correcte werking van de Applicatie | Contract tussen Gebruiker en Organisatie TooLate | Maximale duur van gebruik van de Diensten verhoogd met 3 jaar na de laatste verbinding met de Dienst of verwijderverzoek |
Optionele profielgegevens (telefoonnummer, gegevens van de onderwijsinstelling…) | Identificatie van Gebruiker voor bedrijfsmatige doeleinden | Contract tussen Gebruiker en Organisatie TooLate | Geen bewaring |
Optionele profielgegevens afkomstig van TimeEdit (iCal-linken) | Correcte werking van de Dienst of in functie van later onderhoud. | Contract tussen Gebruiker en Organisatie TooLate | Maximale duur van gebruik van de Diensten verhoogd met 3 jaar na de laatste verbinding met de Dienst of verwijderverzoek |
Gegevens gerelateerd aan je activiteiten op de App of aan de gebruikte instrumenten en apparaten (fcm, platform, appversie …) | Correcte werking van de Dienst of in functie van later onderhoud | Legitieme belangen van de gegevensbeheerder | Maximaal 2 jaar na verzameling |
Gegevens gerelateerd aan communicatie met Organisatie TooLate | Beheer van de App, gebruiksklachten, rapporten en moderatie in overeenstemming met de wetgeving | Legitieme belangen van de gegevensbeheerder en naleven wettelijke verantwoordelijkheden | Maximale duur van het gebruik van de Diensten met oog op toepasselijke wettelijke beperking |
Gegevens verzamelt door Google Analytics, Firebase of andere externe diensten | Beheer van de App en bewaring van overzicht op de toestand van de App | Legitieme belangen van de gegevensbeheerder | Maximale duur noodzakelijk voor uitvoering met oog op toepasselijke wettelijke beperking |
DETAILS PERSOONLIJKE GEGEVENS
Organisatie Toolate verzamelt twee verschillende soorten gegevens:
- Gegevens die de Gebruiker aan Organisatie TooLate verstrekt: Dit gaat onder meer over profielgegevens. Dit is de informatie die je moet verstrekken bij aanmelding, zoals voornaam, familienaam, email, profielfoto, wachtwoord, onderwijsinstelling, studentenstad, onderwijsniveau, jaar, opleiding en interesse. Wij registreren de informatie die je met ons wilt delen of die we nodig hebben om op uw verzoek te reageren wanneer je een probleem meldt met de App (ongepaste handelingen, bugs, fouten), antwoord geeft op een enquête over de kwaliteit van onze Diensten, hulp vraagt of je rechten uitoefent.
- Gegevens die Organisatie TooLate kan verzamelen wanneer je onze Dienst gebruikt: Dit gaat onder meer over verbindingsgegevens, zoals IP-adres, registratiedatum en laatste verbindingsdatum met de Diensten; gegevens over hoe je omgaat met andere Gebruikers, gegevens over hoe je onze Diensten gebruikt en gegevens van apparaten en uitrusting.
AANVULLENDE INFORMATIE OVER DE CONNECTIE MET HET PERSOONLIJKE UURROOSTER
De gebruiker heeft de mogelijkheid om optioneel verbinding te maken met zijn persoonlijke rooster. Hierbij worden alleen iCal-links verzameld na expliciete toestemming van de gebruiker, en deze worden vervolgens naar de servers van Organisatie TooLate verzonden, opgeslagen en verwerkt. De gebruiker mag alleen de gevonden iCal-links accepteren als hij de wettige eigenaar ervan is en/of toestemming heeft van de hogeronderwijsinstelling om ze te gebruiken. Tijdens dit proces wordt een ingebedde browser geopend. TooLate slaat geen andere informatie op dan wat wordt weergegeven bij acceptatie. Het is belangrijk op te merken dat het besturingssysteem van uw mobiele telefoon of computer, wanneer u de app of de website gebruikt, mogelijk andere informatie opslaat. Deze opslag is niet gerelateerd aan TooLate, en daarom aanvaarden wij geen verantwoordelijkheid hiervoor.
ICAL-DETECTOR
GEBRUIK VAN ICAL-DETECTOR
Om de gebruikservaring van onze dienst te verbeteren, maken we gebruik van een geautomatiseerd proces, bekend als de ‘ICAL-detector’, om iCal-uurroosterlinken op te halen die relevant zijn voor uw interactie met onze platformen. Deze gegevens omvatten onder andere informatie met betrekking tot persoonlijke uurroosters.
WAARSCHUWING VOORAFGAAND AAN HET GEBRUIK VAN DE ICAL-DETECTOR
Voordat de detector wordt ingezet, willen we u informeren dat deze geactiveerd zal worden om de benodigde iCal-linken op te halen. We nemen deze stap om uw privacy en transparantie te waarborgen. Wees gerust dat het gebruik van de detector uitsluitend is bedoeld om uw ervaring met onze dienstverlening te verbeteren.
PROCES NA DE WERKING VAN DE DETECTOR
Na de werking van de iCal-detector ontvangt u een melding waarin u wordt gevraagd om de gevonden iCal-linken te accepteren voor verdere verwerking en opslag op de TooLate server. We willen benadrukken dat de detector specifiek is ontworpen om deze iCal-linken op te halen, zodat we uw persoonlijke uurrooster kunnen weergeven op een gebruiksvriendelijke manier. Het resultaat van de detector is het bekomen van twee iCal-linken. Alle andere gegevens, zoals cookies, instellingsgegevens… worden in de eerste plaats op geen enkele wijze opgeslaan door TooLate. Mogelijks zorgt het besturingssysteem van de user zelf voor de collectie van data of opslag ervan. TooLate heeft geen toegang tot deze gegevens en is niet verantwoordelijk hiervoor.
WAAROM GEBRUIKEN WE EEN DETECTOR
De scraper stelt ons in staat om de informatie te verkrijgen die anders mogelijk moeilijk toegankelijk zou zijn voor sommige personen, vooral voor degenen zonder uitgebreide technische vaardigheden. We begrijpen dat persoonlijke uurroosters essentieel zijn voor uw interactie met onze Dienst, en het gebruik van de detector is gericht op het optimaliseren van uw ervaring en het leveren van waardevolle functionaliteit. We hechten veel waarde aan uw privacy en zorgen ervoor dat alle verzamelde gegevens in overeenstemming zijn met ons privacybeleid en worden behandeld met de grootst mogelijke zorg.
JOUW RECHTEN ALS GEBRUIKER
Volgens de artikelen 15 tot 21 van de AVG heb je verschillende rechten, die hieronder worden vermeld.
Je hebt het recht om informatie van ons te ontvangen over:
- Het al dan niet verwerken van persoonsgegevens over jou.
- De doeleinden van deze verwerking.
- De ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt.
- Indien mogelijk, de beoogde bewaartermijn van de persoonsgegevens, of als dit niet mogelijk is, de criteria om deze termijn te bepalen.
- De bron van de persoonsgegevens, met name wanneer deze niet rechtstreeks van jou zijn verkregen.
- Het recht om rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens of beperking van de verwerking met betrekking tot jou te verkrijgen, evenals het recht om bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.
Bovendien kun je ons verzoeken om:
- Corrigeren van onjuiste persoonsgegevens met betrekking tot jou als Gebruiker.
- Verwijderen van persoonsgegevens met betrekking tot jou als Gebruiker.
- Beperken van de verwerking in volgende gevallen:
- Je hebt de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist.
- De verwerking van jouw gegevens is onrechtmatig.
- Als wij jouw gegevens niet nodig hebben voor de verwerking, maar jij ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
Daarnaast heb je het recht om jouw persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en technisch formaat, zodat je deze gegevens kunt overdragen aan een andere dienstverlener. Dit wordt ook wel het recht op gegevensoverdraagbaarheid genoemd.
Let op dat dit recht op gegevensoverdraagbaarheid alleen van toepassing is op gegevens die je expliciet aan ons hebt verstrekt, zoals bijvoorbeeld jouw voornaam, familienaam, e-mailadres, profielfoto, wachtwoord, onderwijsinstelling, studentenstad, onderwijsniveau, jaar, opleiding en interesse. Gegevens die door een derde partij worden verstrekt, zoals jouw rooster, vallen niet onder dit recht.
Als je gebruik wilt maken van één van de hierboven beschreven rechten, stuur dan een mail met jouw verzoek naar [email protected]
DELEN VAN INFORMATIE
Zonder jouw uitdrukkelijke toestemming zullen wij jouw persoonlijke niet-geanonimiseerde gegevens of de gegevens van andere Gebruikers niet delen met derde partijen. Door het verzenden of accepteren van vriendschapsverzoeken, stem je ermee in om de door jou verstrekte gegevens te delen met andere gebruikers die je als vrienden toevoegt. Let dus goed op met wie je als vriend toevoegt op onze Diensten.
Niettemin kan het in bepaalde situaties nodig zijn om informatie bekend te maken wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om:
- Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Te reageren op claims die inbreuk maken op de rechten van derden.
- De rechten, eigendommen of persoonlijke veiligheid van Organisatie TooLate, haar leden en het publiek te beschermen.
Organisatie TooLate kan echter sommige gegevens anonimiseren en categoriseren voor bedrijfsmatige doeleinden. Hierbij wordt steeds extra aandachtig omgesprongen met jouw privacy.
Elke Gebruiker beschikt over een gebruikersprofiel die voor alle andere Gebruikers zichtbaar is in onze Dienst. Dit gaat onder meer over het zichtbaar zijn van de naam, familienaam, profielfoto en onderwijsinstelling.
Het aangaan van een vriendenrelatie op onze Diensten brengt het volgende met zich mee: Delen van het persoonlijk profiel, delen van de persoonlijke agenda met uitzondering van privé-activiteiten.
GOOGLE EN FIREBASE
TooLate’s gebruik en overdracht van informatie verkregen via Google API’s voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de beperkingen voor beperkt gebruik.
De Google API Services User Data Policy kun je eenvoudig benaderen van volgende link: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
Om de gebruikerservaring te verbeteren doet TooLate ook beroep op de services van Firebase via de Google Cloud. De privacy en security hiervan kan geraadpleegd worden via volgende link: https://firebase.google.com/support/privacy
BEVEILIGING
Om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens veilig en in overeenstemming met ons privacybeleid worden verwerkt, treffen wij technologische en organisatorische maatregelen, zoals gegevenscodering en beperkte toegang tot geautoriseerde personen. Het is echter belangrijk op te merken dat informatieoverdracht via het internet inherente risico’s met zich meebrengt, waardoor het voor ons onmogelijk is om de volledige veiligheid van de informatie die via het platform wordt verstrekt te garanderen. Daarom is elke mededeling van persoonsgegevens op eigen risico.
COOKIES
Zie het cookiebeleid van Organisatie TooLate.
UPDATES VAN HET PRIVACYBELEID
TooLate behoudt het recht om deze Privacyverklaring te wijzigen in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Als we veranderingen aanbrengen in de manier waarop we informatie verwerken, zullen we u hiervan op de hoogte stellen via de website of via email.
Tenzij anders vermeld, is onze huidige Privacyverklaring van toepassing op alle informatie die we over u en uw account hebben. Na eventuele wijzigingen in het privacybeleid zal TooLate ervoor zorgen dat de gebruiker duidelijke en ondubbelzinnige toestemming kan geven voor de wijzigingen indien dit wettelijk verplicht is, voordat u doorgaat met het gebruik van onze diensten. Als u bezwaar heeft tegen een van de wijzigingen en u niet langer onze diensten wilt gebruiken, kunt u uw profiel verwijderen en de overeenkomst beëindigen.
CONTACT
Als je vragen, opmerkingen of verzoeken hebt met betrekking tot het privacybeleid van Organisatie TooLate, kun je contact opnemen met ons via de volgende contactgegevens:
Organisatie TooLate
E-mail: [email protected]
Wij streven ernaar om jouw vragen en verzoeken zo snel mogelijk te beantwoorden en eventuele zorgen aan te pakken. Aarzel niet om contact met ons op te nemen, wij staan klaar om je te helpen.